Методы и инструменты фасилитации: «Мировое кафе», Lean Coffee и Me-We-Us

Алгоритмы двух методов фасилитации «Мировое кафе», Lean Coffee, а также инструмента группового взаимодействия Me-We-Us. Материалы подготовлены бизнес-тренером, фасилитатором Медеей Зурабовной Ахвледиани, которая в рамках проекта «Школьный сад» проводила тренинг «Методы и инструменты фасилитации для использования в работе со школьными командами» (22-23 января 2021 года). 

Фасилитация – это современная эффективная методика для поиска и выработки групповых решений, которая направлена на регулирование взаимодействия в группе с целью достижения наилучшего результата (в переводе с английского facilitate означает «облегчать, помогать, способствовать»). Задача фасилитатора – создать такие условия, при которых члены команды будут активнее делиться друг с другом идеями и мнениями. В отличие от руководителя, который, как правило, ставит перед группой четкую задачу и вправе соглашаться или не соглашаться с ее решениями, фасилитатор не всегда знает, к чему конкретно должна прийти группа. Он координирует работу команды, помогает ей, направляет и ведет ее к совместной выработке решения, соблюдая правило «доверяй мудрости группы».

Успешная фасилитация – это совместная качественная работа как участников, обсуждающих по-настоящему важные для них вопросы, так и фасилитатора, принимающего темп и уровень, на котором находится группа, и использующего тщательно подобранные инструменты. Именно это позволяет получить максимальный результат. «Организация, в которой используют инструменты фасилитации, меняется изнутри» (Пепе Нумми). И это действительно так.

Предлагаем вашему вниманию алгоритмы двух методов фасилитации «Мировое кафе», Lean Coffee, а также инструмента группового взаимодействия Me-We-Us. Материалы подготовлены бизнес-тренером, фасилитатором Медеей Зурабовной Ахвледиани, которая в рамках проекта «Школьный сад» проводила тренинг «Методы и инструменты фасилитации для использования в работе со школьными командами» (22-23 января 2021 года).

«Мировое кафе» офлайн:
решаем проблемы за чашкой чая

The World Cafe – технология «Мировое кафе». Технология создания гостеприимного и безопасного пространства для активного и глубокого обсуждения важных вопросов. Российская модификация – «Русская рюмочная».

Первая версия. Калифорния, 1995 год. Небольшая группа лидеров из бизнеса и науки собралась в доме Хуаниты Браун и Дэвида Исаакса (Juanita Brown and David Isaacs) в Mill Valley. Никто из них не планировал создавать социальную инновацию, которая быстро распространится по миру в следующие 16 лет.

Утром они расположились большим кругом во дворе дома, но их планы нарушил дождь. Переместившись в дом, участники спонтанно разделились на две группы, которые расположились за столами. Время от времени группы прерывались, чтобы поменяться столами и обменяться идеями. Общение оказалось гораздо плодотворнее, чем они могли себе представить.

Так появилось «World cafe» («Мировое кафе») – метод сфокусированного неформального обсуждения. Сегодня этот метод пользуется большой популярностью во всем мире. Существует много компаний, которые специализируются только на этом методе, и тематических интернет-сообществ (например, www.worldcafe-europe.net; theworldcafe.com; www.theworldcafecommunity.org). В 2005 году Дэвид и Хуанита написали об этом методе книгу The World Cafe: Shaping Our Futures Through Conversations That Matter.

Вторая версия. На просторах интернета можно встретить еще одну версию того, как и где как возникло «World cafe». Рассказывают, что в 50-х – начале 60-х гг в США в одном из кафе собрались промышленники. Раньше их никогда не собирали вместе – объединиться для решения общей проблемы было непросто. В то время в кафе использовались бумажные скатерти, и промышленникам предложили записывать на них все идеи, которые будут возникать в ходе неформальной беседы за чашкой кофе и сигарой.

Результаты обсуждения оказались впечатляющими, а сами участники не только нашли общий язык, но и объединились для продолжения взаимодействия. В дальнейшем подобные встречи неоднократно повторялись и всегда оказывались результативными.

Метод уникален.

Он применяется для:

• решения комплексных проблем
• получения ответов на несколько вопросов
• принятия нестандартных решений
• объединения нескольких точек зрения, РАЗНЫХ
• планирования групповой работы
• подведения итогов – года, проектов, конференций, обучения
• обмена опытом и не только
• групповой динамики и объединения

С помощью «Мирового кафе» можно за короткий промежуток времени объединить совершенно разных людей, избежать возможного недопонимания и преодолеть нежелание работать совместно.

Неформальная дружественная атмосфера способствует расслаблению и открытости при генерации идей и последующем обсуждении, снимает возможную тревожность и скованность. Во время проведения «World cafe» допускается и даже поощряется возможность свободно вести беседу за чашкой чая или кофе.

Для его проведения обычно требуется от сорока минут до трех часов в зависимости от количества участников и объема решаемых вопросов. Ведущий должен обладать различными умениями и навыками помимо контроля за соблюдением тайминга и инструктирования участников.

Работа проходит следующим образом (схему можно адаптировать под свои  цели):

1. В течение 3-5 минут ведущий рассказывает об особенностях работы, правилах и ожидаемом результате.
2. Участники объединяются в группы от 3 до 5 человек. Чем больше людей в группе – тем меньше внимания каждому. Если цель встречи – найти решение трех вопросов, то и групп будет три.
3. В каждой группе выбирается «хозяин стола». Ему дается дополнительная инструкция: «Вы являетесь хранителем знаний вашей группы. Ваша задача – назначить, кто будет фиксировать информацию, или делать это самому и передавать наработанное последующим группам. Следите, чтобы все принимали участие в обсуждении, поощряйте высказывание идей, пишите разборчиво. Все идеи принимаются без критики».
4. Каждая группа получает по листу флипчарта и маркеру своего цвета для записи идей. На листе написано название обсуждаемого вопроса. Как вариант, можно записывать идеи на стикерах и клеить их на флипчарт.
5. Участники получают время на поиск всех вариантов ответа на вопрос. Хозяин стола без критики фиксирует идеи. Время на обсуждение зависит от сложности темы. Обычно – от 10 до 20 минут, не меньше, поскольку самые лучшие мысли приходят не сразу, а после некоторой «раскачки». Но и больше тоже малоэффективно: слишком утомительно и снижает энергетику работы.
6. По команде ведущего участники меняются столами (обычно по часовой стрелке).
7. Хозяин стола остается, приветствует новую команду, вводит в тему и рассказывает о том, что наработано прошлой группой.
8. Новые участники дополняют список своими идеями. Для наглядности можно записывать новые идеи маркером другого цвета, в другом секторе листа. Есть компании, которые специализируются на выпуске оборудования для «Мирового кафе». В частности, они делают бумажные скатерти для круглых столов с заранее обозначенными секторами. Продолжительность этого этапа также обычно 10-20 минут.
9. Следующий переход опять происходит по команде ведущего. Количество переходов зависит от количества групп – столов, но не более пяти. Время обсуждения постепенно сокращается до 7-15 минут, потом до 3-5.
10. Команды возвращаются за свои столы (те столы, за которыми они начинали работать) и подводят итоги обсуждения, систематизируют идеи, делают выводы и представляют их наглядно на листах флипчарта или специальных фасилитационных досках. Например, можно выделить 5 ключевых идей.
11. Хозяин каждого стола презентует результаты всей команде. Обсуждение.

Таким образом, в рамках четкой структуры и понятных правил создается непринужденная доброжелательная атмосфера «World cafe». С помощью этого метода можно за период от сорока минут до трех часов собрать информацию, объединить видение, найти ответы на вопросы. Достаточно лишь соблюдать следующие принципы проведения:

1. Оставайтесь в рамках контекста. Помните о цели мероприятия, выделите ключевые вопросы для обсуждения, пригласите для участия всех, кто обладает необходимой информацией.
2. Создайте уютную доброжелательную атмосферу. Гостям «кафе» должно быть комфортно, и они должны высказываться без опаски. Поэтому в начале уделите внимание мотивации на активную работу.
3. Подготовьте вопросы, которые помогут вспомнить необходимую информацию, запустят процесс генерации идей, повысят групповую энергетику, простимулируют обсуждение и помогут учесть все нюансы. Например: «О чем нам важно помнить? Это все, что необходимо для данного вопроса? Кто еще может нам помочь? Что позволило вам успешно выполнить задачу? Что надо улучшить в следующий раз?»
4. Поощряйте участие каждого. Классическое использование методики подразумевает, что любой желающий принять участие в данном обсуждении должен иметь такую возможность. Подчеркивайте ценность мнения и опыта каждого.
5. Используйте обмен разными точками зрения. Возможность переходить от стола к столу, привносить свежий взгляд, иное восприятие очень ценны. Это позволяет увидеть новые возможности и неожиданные решения, получить инсайты, почувствовать себя частью команды, важной составляющей общего успеха.
6. Прислушивайтесь как к привычным идеям, так и к неожиданным. Умение слышать окружающих – один из важнейших факторов успеха «World cafe». Синергия коллективного мышления включается, когда каждый стремится не только высказаться, но и услышать, понять точку зрения, возможно кардинально отличающуюся от своей. Это позволяет проявиться информации, которую сложно получить в беседе один на один, сделать явными скрытые знания в компании.
7. Делитесь коллективными открытиями. Последний этап «Мирового кафе» часто называют «урожаем» или «сбором урожая». В конце мероприятия идеи всех столов озвучиваются и объединяются в общее видение. Важно представить их наглядно и визуально понятно. Можно для этого использовать специальные графические шаблоны.

Итак, метод «Мирового кафе» можно использовать как для сбора идей, так и для объединения накопленного опыта. Используйте его для подведения итогов конференции, обмена опытом перед стартом проекта, поиска нестандартного подхода, выявления скрытых знаний в компании. Общее число участников может быть от шести и… практически до бесконечности. Попробуйте – это внесет разнообразие в ваши встречи, поможет сплотить команду и станет еще одним способом результативно пообщаться в неформальной обстановке.

Источник: https://infourok.ru/metodika-provedeniya-mirovoe-kafe-3517893.html

Lean Coffee:
практика + теория, адаптируемая версия

Lean Coffee – это быстрый и облегченный, лайтовый, формат обмена знаниями и информацией по вопросам, которые важны для всех присутствующих.

Это формат встреч, где темы определяют сами участники или руководитель проекта.

Это идеальный формат для собрания групп, отделов, команд проектов внутри организации для быстрых совещаний, обмена опытом, для создания групп людей, которым что-то интересно, новые связи, распространение знаний, неважно на какую тематику. ИНОГДА ВПЛОТЬ ДО «ДАЙТЕ МНЕ СОВЕТ».

Это отдельно взятый формат.

Его можно совмещать с другими формами групповой работы и фасилитации.

Иногда это может быть формат встреч более опытного человека с тем, который хочет чему-то научиться. Это может быть обмен опытом. Это может быть как дискуссия всех присутствующих на равных, так и хороший способ завалить вопросами кого-то, кто здесь самый умный.

Итак, что мы делаем.

1. Первый этап – этап сбора информации, а именно того, что вам интересно. Пусть каждый индивидуально напишет 1-2 карточки с вопросами, кейсами, задачами. Они могут быть у каждого свои, но могут быть важными для всех.

ВНИМАНИЕ! Давайте НЕ БОЛЬШЕ 1-2 ВОПРОСОВ и постарайтесь писать на стикерах читаемыми понятными буквами, не слишком кратко, потому что не будет понятно, но и не писать сочинения, потому что никто их читать не будет.

2. Второй этап – мы их все вывешиваем и прочитываем.

3. Голосование. С помощью точек/стикеров/смайликов голосуем за самые интересные темы из тех, которые вы здесь видите. Это будут всего три точки, и ваша задача – выбрать три темы/ТРИ ВОПРОСА, которые вам нравятся.

Можно выбирать и свою. Иногда кому-то нравится своя тема, и он хочет поставить туда больше точек – ставьте!

Общее количество вопросов для голосования может быть любым.

ЗАЧИТЫВАЕМ список приоритетных тем – вопросов, которые выбрало большинство.

4. Все по очереди или по желанию отвечают на вопрос в рамках тайминга.

СКОЛЬКО ВРЕМЕНИ?

Время определяете вы сами.

Можно по минуте+ на каждого участника, а можно – «НА ВОПРОС У НАС ЕСТЬ 6 МИНУТ, ВЫСКАЗЫВАЕТСЯ КАЖДЫЙ – Я СТАВЛЮ ТАЙМЕР»

Если не знаете вопроса, чтобы не повторяться, пропускайте и называйте следующего»

5. По истечении заданного времени проводим быстрое голосование (+ в чате, руками или другим способом) – достаточно ли информации.

Или, если у вопроса есть хозяин, он дает обратную связь – достаточно ли информации.

Если кому-то мало информации, пусть ДАДУТ ЗНАТЬ ГОЛОСОМ. Смотрим, сколько тех, кому непонятно, и добавляем еще минутку-другую. Увидим, в какую еще сторону можно пойти, что еще можно обсудить.

Если всем непонятно, берем этот вопрос себе на заметку как отдельную важную тему для новой встречи.

6. Обязательно возьмите ОС-инсайты после каждого вопроса – что больше всего понравилось или подошло. Или у хозяина вопроса, или у всей группы.

Стандартный, классический Lean Coffee иногда подразумевает и крупные организационные вопросы, тогда встреча длится 1,5-2 часа. В среднем обсуждение длятся 6-8 минут на вопрос, если еще надо, добавляем 2-4 минуты, если еще, то плюс 2 – и идем дальше. У вас может быть своя версия.

В упрощенном Lean Coffee берем 3-4 минуты, исходя из объемности вопросов, и можем добавить еще минутку, но затем в любом случае идем дальше.

Можно назначать хозяев вопроса. Можно без хозяев.

Если группа дружная и сплоченная – они могут самостоятельно накидать темы и вопросы, потом кто-то берет на себя роль ведущего. На каждую встречу его можно переизбирать.

Итак, адаптируйте под себя и пробуйте!

Технология групповой работы Me-We-Us

Эту технологию можно применять полностью для метода «Консенсус» или адаптировать под свой сценарий. Все зависит от глубины проработки вопроса и тайминга.

Количество идей/карточек зависит от глубины проработки вопроса. Обозначать количество идей нужно, но в группах они могут не совпадать.

1. Me. Индивидуальная работа: за заданное время участники в своих тетрадях обозначают нужное количество идей. Каждый из них записывает ответы на вопрос или формулирует свое мнение по предложенной проблеме, фиксирует свои мысли по теме обсуждения.
2. We. Формирование новых взаимодействий. Групповая работа на карточках: нужно согласовать свои наработки с группой и записать все идеи на карточки + время+ 1 карточка – 1 идея. На данном этапе происходит обмен мнениями в небольших группах, все участники получают возможность понять и принять отличные от своих точки зрения.
3. Us. Достижение общего понимания. Работа всех участников – формируем «облако идей» в два-три подхода, распределяем идеи на кластеры с учетом оговоренных правил. В завершение рассматривается весь спектр мнений группы,  которые фиксируются в форме так называемой групповой памяти – складывается общая картина. В итоге получается решение, принятое при участии каждого члена группы с использованием всей возможной экспертизы. Кроме того группа не тратит время на презентации, т.к. результаты обсуждения фиксируются на флипчарте. Поэтому очень важно, чтобы ключевой вопрос каждый участник воспринимал заинтересованно и личностно.
4. Продуктом фасилитационных сессий являются организационные решения и предложения, зафиксированные на бумаге и на фотографиях, с которым участники смогут продолжить работу самостоятельно (в рабочих группах, на рабочих сессиях) и которые повлекут за собой организационные изменения.

Данный материал был подготовлен при поддержке Европейского союза и Международного зеленого креста. Ответственность за содержание данного материала несет общественная организация “Белорусский зелёный крест”, и она ни в коей мере не отражает точку зрения Европейского союза и Международного зеленого креста.