Управление задачами проекта: система SMART, декомпозиция цели и доска Канбан

Обзор методов эффективной постановки цели и управления проектом.

Очередной вебинар тренинга «Сельский маркетинг», который провел Витольд Зенькович 8 июня 2022 г., был посвящен эффективным способам управления. Тренер на практике предложил рассмотреть постановку цели и разбивку ее на задачи по системе SMART и опробовать метод распределения задач в команде с помощью доски Канбан. В качестве примеров выступали первоочередные цели, стоящие перед представителями школ.

Составили для вас обзор этих методов.

Система SMART

Метод эффективной постановки цели, который появился в работах по менеджменту еще в начале 1980-х годов. Само слово SMART – аббревиатура, которая расшифровывается следующим образом:

S – Specific – конкретный. Цель должна быть поставлена четко, сформулируйте ее как результат, которого вы ходите достичь.

M – Measurable – измеряемый. Используйте цифры или другие точные данные, чтобы можно было измерить и оценить результат.

A – Achievable – достижимый. Оцените свои возможности, цель должна быть вам по силам.

R – Relevant – значимый. Спросите себя, зачем вам это надо, чтобы понять степень значимости, а значит, и заинтересованности в достижении цели.

T – Time-bound – с четкими сроками. Обозначьте срок, к которому нужно достичь цели. Это стимулирует и не дает расслабиться.

Расшифровка аббревиатуры указывает на то, как следует формулировать цель, чтобы ее можно было эффективно реализовать.

Задание на формулирование цели

Подумайте, какая рабочая/учебная цель стоит перед вами в ближайшее время. Попробуйте сформулировать и записать ее по системе SMART.

Упражнение «Покупка туфель»

Представьте, что вам нужны туфли, но у вас нет времени пойти в магазин и купить их самостоятельно. Попробуйте написать сообщение для родственника/друга/знакомого с просьбой купить для вас туфли. Оцените свое сообщение – удалось бы вам получить туфли? (используйте систему SMART для оценки)

Декомпозиция цели

Цель всегда воспринимается как нечто большое, поэтому бывает сложно приступить к ее реализации. Чтобы сделать процесс достижения цели проще, ее следует разбить на более мелкие задачи. Это и называется декомпозиция цели.

Например, если ваша цель – продать саженцы из школьного сада на ближайшей ярмарке, то она может быть разбита на следующие задачи:

• Забронировать место на ярмарке;
• Подготовить транспортировку (договориться о транспорте);
• Подготовить раздаточный материал;
• Подготовить продавцов (провести обучение и мотивацию учащихся);
• Подготовить товар и упаковку.

Вы можете дополнить эти задачи своими, если для вас эта цель актуальна.

При этом следует также проставить сроки исполнения задач и расставить их по очередности исполнения. Если вы работаете в команде, то следует также назначить ответственных за выполнение каждой задачи.

Задание

Попробуйте разбить наиболее актуальную для вас цель на задачи.

Доска Канбан

Канбан – система организации производственных/проектных процессов, которая позволяет реализовать принцип «точно в срок». Эта система была разработана и внедрена в организацию производства на заводах «Toyota» еще в середине ХХ века. По-японски слово правильно звучит «камбан» и означает «рекламный щит, вывеска». Но в западной среде устоялась ошибочная транслитерация «канбан».

Принцип работы этого инструмента довольно простой. Доска делится на три графы – «надо сделать», «делается», «сделано». Определяются задачи и размещаются сначала в первую графу «надо сделать», затем перемещаются в следующие графы по мере их исполнения. Таким образом, доска Канбан позволяет визуализировать процесс реализация проекта и выявить факторы, которые тормозят процесс работы.

Как использовать доску Канбан в своем проекте.

Выберите место. Оно должно быть доступным для всех членов команды. Там же можно проводить встречи по проекту.

Подготовьте доску. Это может быть классная доска, или магнитная, или просто ватман. Разделите ее на три части и подпишите:

Граф на самом деле может быть больше. Например, можно добавить графу «апробация», если ваш продукт требует тестирования до его окончательного выпуска.

Определите задачи. Удобно использовать стикеры и перемещать (переклеивать) их в нужную графу по мере ее исполнения. Если ваша доска реализована только в письменном варианте, чтобы не переписывать задачу каждый раз, можно использовать магниты, которые будут соответствовать задаче. В таком случае продумайте цветовое обозначение, чтобы ваши задачи были узнаваемы на доске.

Определите ответственных. У задачи должен быть только один ответственный, иначе она не будет выполнена. Вы можете предложить членам команды выбрать себе задачу по силам и желанию, а можете распределить по своему усмотрению. Пропишите ответственных по каждой задаче – на карточках (стикерах) или отдельной графой в таблице. Например, так:

Назначьте время для обсуждения. Вы можете собираться один или несколько раз в неделю, или даже каждый день. Важно, чтобы во время встречи команда увидела, на каком этапе реализации проекта она находится. Во время встреч также можно выяснить, какие возникают проблемы, почему задерживается исполнение задач, можно передать задачу другому ответственному.

Доску Канбан можно оформить и в электронном виде. Это может быть простая таблица, размещенная на облаке, например. В этом случае она будет доступна, задачи и ответственные прописываются один раз, а процесс исполнения помечается цветом ячейки или каким-то знаком.

Попробуйте расписать свою ближайшую цель, используя доску Канбан

Скачать таблицу

Используя эти инструменты, можно сделать процесс управления более эффективным и достигать своих целей быстрее и с большим удовольствием.